Administración del tiempo para organizaciones altamente productivas

Por: Marco Antonio Escotto

En un ser humano podemos identificar tres manifestaciones básicas del ser: pensamientos, emociones o sentimientos, y acciones. Para que cualquier persona, hagaEmocionYpens algo, es necesario que, por el lado del pensamiento, sepa qué es lo que tiene que hacer, y cómo lo tiene qué hacer. Por el lado de las acciones, que pueda hacer lo que tiene que hacer, es decir, que tenga las capacidades y herramientas necesarias para llevar a cabo su acción. Y por el lado de las emociones o sentimientos, que quiera hacer lo que tiene qué hacer, es decir, que esté convencida de que su acción tiene un sentido, que le es útil a su propia vida y su entorno.

SaberEn una empresa, familia, o en cualquier organización conformada por seres humanos, se llevan a cabo 3 tipos de procesos básicos:

  1. La realización de la tarea que es la razón de ser de la organización, por decirlo así, su misión, como una extensión de las acciones y el poder.
  2. La definición de su procedimiento, es decir, cómo nos vamos a poner de acuerdo para llevar a cabo esta tarea que tenemos qué realizar, lo cual es una proyección del saber.

Este segundo proceso corresponde a las acciones relacionadas con la definición y documentación de la tecnología propia de la organización.

3.- El proceso socio afectivo.  Es decir, ¿qué está pasando con las personas mientras están realizando la tarea y definiendo su procedimiento?

Esto puede ser representado en la siguiente figura:

Proceso

Es muy importante tener claros estos conceptos, ya que la administración efectiva del tiempo en una organización tiene que ver con ellos.  Tanto una persona en particular como una organización en general, requieren poder asignar tiempos apropiados a tareas relacionadas con estos tres grandes procesos para poder ser efectivos.

Por ejemplo, un jefe de familia, un hombre casado, requiere poder dedicar tiempo a su trabajo, es decir “La Tarea”, para poder generar recursos y llevar el sustento a su hogar.  Pero también es necesario que aparte algo de su tiempo para atender a su esposa y a sus hijos, es decir, al proceso socio afectivo en su hogar.  Y es necesario que se prepare, que estudie, ya sea para poder realizar mejor su tarea, quizá un diplomado o una especialidad que le permita progresar en su trabajo, o un curso matrimonial, o de cómo educar a sus hijos. Es decir, que dedique tiempo a incrementar su “saber cómo hacer”.

En mi práctica profesional como consultor de empresas en productividad empresarial, que no es otra cosa que: ayudar a una empresa, o cualquier organización, a generar la mayor riqueza posible, al menor costo; las palabras riqueza y costo, no tienen que ver solamente con el dinero, aunque lo incluyen, sino que son conceptos mucho más amplios: riqueza económica, sí, pero también riqueza en calidad de vida de sus integrantes, en calidad humana, en calidad de los productos y servicios. Por su parte al hablar de “costo”, me refiero al costo económico, pero también al costo en términos de pérdida de vida familiar, en conflictos, en el desgaste en las relaciones interpersonales, etc. (de esto ya hemos hablado en otros artículos).

A partir de haber tenido la oportunidad de colaborar con un poco más de cien empresas Personalen sus diferentes procesos de productividad, he ido formulando una hipótesis en cuanto a las relaciones de tiempos que permiten logar que una organización sea altamente productiva. Esta hipótesis podría formularse de la siguiente manera: “Una organización puede alcanzar su máxima productividad si dedica un 75% del tiempo disponible de sus integrantes a la realización de la tarea, un 15% del tiempo a la definición de su procedimiento; y un 10% a la revisión de su proceso socio afectivo.”  Pero es importante hacerlo de la siguiente manera: el personal ejecutivo tiene que dedicar más tiempo a la definición del procedimiento y menos a la realización de la tarea; y el personal operativo tiene que dedicar más tiempo a la realización de la tarea y menos a la definición del procedimiento. Pero todo el personal de la organización requiere dedicar tiempo a los tres procesos”.

Esta hipótesis nos permite encontrar parámetros adecuados de tiempo para cada actividad a realizar dentro de la organización, dependiendo del tipo de proceso del que dicha tarea forme parte.  Por ejemplo, en una semana laboral de 40 horas, es perfectamente válido que un ejecutivo dedique 30 horas a trabajar en su tarea, 6 horas a definir los procesos de su organización, y 4 horas a verificar el proceso socio afectivo del personal que le reporta, así como la relación con sus pares y sus jefes.

Por otro lado, el personal operativo, es razonable que dedique 34 horas efectivas de su tiempo a la realización de su tarea, 2 horas a la definición del procedimiento y 4 horas al proceso socio afectivo (que tiene que ver con las relaciones interpersonales, pero también con la capacitación sobre cómo trabajar en equipo, la comunicación y el manejo de sentimientos, y la resolución de conflictos).

Asimismo, hemos podido identificar que cuando en una organización las personas se Tareacargan demasiado hacia la tarea y dedican más de un 75% del tiempo a la realización de la misma, la organización entra en una zona improductiva a la que llamaré zona de estrés.  Pero si se inclina demasiado a las relaciones interpersonales y dedica más de un 10% de su tiempo a dicha área, la organización, como un todo, entra a otra zona improductiva a la que llamaré, zona de angustia, porque, bueno, nos llevamos muy bien y somos compadres, pero ¿con qué vamos a pagar la nómina el día 15? Tenemos también que generar el dinero que requerimos.

En el libro titulado “Primero es lo Primero[1]”, Stephen Covey aborda algunos aspectos interesantes relacionados con el tema. Él habla de que en la administración del tiempo es importante tomar en cuenta dos herramientas. Por un lado la brújula, es decir, saber hacer las cosas que son importantes en un momento dado y le otorgan un sentido a nuestra vida.  Son las cosas que tienen que ver con el proceso socio afectivo: nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra conciencia moral, nuestra orientación. Lo que sentimos importante, el modo como dirigimos nuestra vida.  Y por otro lado el cronómetro, que mide el transcurrir del tiempo, que representa el proceso de la realización de la tarea, los compromisos, las citas, los horarios, las metas.  Lo que hacemos con el tiempo y cómo lo administramos.

KairosLos griegos tenían dos palabras para referirse al tiempo: Cronos, que tenía que ver con el tiempo cronológico. Y Kairós, que significa el momento oportuno, el tiempo divino, y tiene que ver con las cosas que son importantes en un momento dado.

 

 

[1] Covey, Stephen R. (1994). Primero es lo Primero. Editorial Paidós. México

 

 

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